Document management software

Využijte možnosti vyzkoušet nejlepší dokument management software pro správu dokumentů! Systém M-files přináší jednoduché ovládání (úsporu nákladů i času), moderní architekturu, provázanost s prostředím Microsoft Windows včetně Microsoft Outlook.

M-files představuje inovativní řešení elektronického řízení práce s dokumenty (electronic document management system - EDMS). Řeší problémy s řízením, hledáním a sledováním změn dokumentů v současných organizacích, které kladou důraz na správnou práci s informacemi.

Současné „byznys“ prostředí nutí firmy odstraňovat redundanci a pracovat s dokumenty efektivněji včetně nutnosti nahradit stávající nevyhovující souborové systémy, zanesené nepořádkem za roky jejich existence. M-files zvyšuje přístupnost jednotlivých dokumentů, významně zrychluje hledání a přináší dokonalý nástroj pro tvorbu, revize a aktualizace různých typů souborů asociovaných s nejrůznějšími softwarovými aplikacemi. Tím přispívá k ukončení chaosu při práci s informacemi.

Nyní můžete řídit práci s dokumenty a nahradit nepořádek moderním DMS systémem (DMS systém = document management systém), který představuje aktuálně nejlepší hodnotu v oblasti DMS. Jednoznačně má nejlepší poměr cena/výkon na trhu.

Pořádek a M-files zvítězí nad lží a nenávistí.

Microsoft Windows integrace: M-files jsou úzce integrovány do prostředí Microsoft Windows. Především do Průzkumníka (Explorer), což poskytuje uživatelům důvěrně známé prostředí, které je snadné používat. M-files také samozřejmě podporují veškeré Windows aplikace, včetně Office, zejména Word, Excel, CAD, ekonomické systémy (účetnictví), PDF. Tyto aplikace mohou přímo přistupovat k M-files datovému úložišti včetně standardních příkazů (Open, Save, Save as atp.). Vlastností většiny jiných document management systémů je nutnost zásadní změny práce uživatelů, doslova je nutí začít pracovat zcela jinak, než byli doposud zvyklí. Následně docházelo k potřebě náročného výcviku, školení a neustálého rozvoje, aby byl systém vůbec využíván. Právě proto se vývojáři z M-Files Corporation soustředili na intuitivnost, jako největší výzvu při vývoji a naprostou jednoduchost ovládání. Výsledkem je fantastické řešení používající standardy Microsoft Windows, ovládací prvky, které uživatelé důvěrně znají a používají je denně. Proto zavedení systému vyžaduje zcela minimální (vyžaduje-li je vůbec) školení.

M-files je jediné DMS řešení, které nabízí práci s „virtuálním lokálním“ diskem, který poskytuje jednotné úložiště pro všechny soubory. M-files díky této filosofii překonává mezery mezi centralizovanými úložišti dat a lokálními zdroji PC (především HDD). Umožňují uživateli pracovat s veškerým výkonem a spolehlivostí svého počítače přičemž unikátní systém (caching mechanismus) průhledně synchronizuje informace s centrálním datovým úložištěm M-files (serverem). Na rozdíl od konkurenčních systémů, které mapují síťové disky, M-files vždy přináší rychlý „lokální“ výkon včetně spolehlivosti i v případě, kdy je síť nedostupná, nebo zpomalená (např. při vyšším tradic, nebo spuštěných náročných úlohách, či velkému objemu ukládaných informací). To umožňuje uživatelům i bezproblémovou práci z domova, či při cestování. Jakmile je spojení obnoveno, M-files automaticky synchronizují veškeré informace se serverem.

Přidávání uživatelsky definovatelných vlastností (metadat) dokumentům, pomáhá organizovat a racionalizovat váš souborový systém, respektive systém práce s dokumenty a informacemi, takovým způsobem, který přesně odpovídá vašim specifickým požadavkům. Následně můžete dokumenty prohlížet pomocí tříd, projektů, nebo jiných vlastností, které jste zvolili.

Průzkumy ukazují, že uživatelé kancelářských aplikací tráví hledáním souborů 16% svého času. M-files přinášejí mocný nástroj pro vyhledávání, umožňující okamžitě vyhledat jakýkoliv dokument jednoduchým zadáním vhodného klíčového slova. Jednoduché a rychlé hledání je lepší, než chaotické prohledávání síťových disků a složek a historických emailů. Můžete hledat dle metadat, obsahu dokumentu, nebo obého.

M-files automaticky uchovávají a sledují (tracking) veškeré předchozí verze, historii dokumentů, klíčová kritéria pro sledování dokumentů. Navíc poskytují jednoduchý a přímý přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu. M-files uchovávají změny (change log) s uživatelem, časovou známkou i komentářem.